各街道办事处,区府直属各单位,市驻濠江有关单位:
《濠江区档案馆收集档案范围实施细则》业经四届139次区政府常务会议审议通过,现予印发,请认真贯彻执行。
汕头市濠江区人民政府
2021年3月16日
濠江区档案馆收集档案范围实施细则
第一条 为了加强档案管理,规范档案收集、整理工作,有效保护和利用档案,提高档案信息化建设水平,科学界定濠江区档案馆收集范围,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《广东省档案条例》《汕头市档案管理办法》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9号)等法律法规,结合我区实际,制定本实施细则。
第二条 区档案馆应当建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的馆藏档案资源体系,依法开展档案收集工作,将属于本馆收集范围的保管期限为永久和30年以上(含30年)的档案收集进馆。
第三条 区档案馆依法接收下列组织机构的档案:
(一)区委及其所属各部门;
(二)区人大及其常设机构;
(三)区政府及其所属各部门和派出机关;
(四)区政协及其常设机构;
(五)区法院、区检察院;
(六)区各民主党派、工商联机关;
(七)区总工会、团区委、区妇联等人民团体;
(八)区属企事业单位。
区档案馆还应当接收以上机构的下属单位和临时机构形成的应当移交进馆的档案。
区委、区政府所属各部门的派出单位形成的档案一般作为该部门全宗的组成部分。
第四条 中华人民共和国成立前各个历史时期本区各政权机构、社会组织、著名人物的档案由区档案馆负责收集。
第五条 区级组织、人事部门任免管理权限范围内的已故干部档案,属于向区档案馆移交档案范围的各单位已故干部、职工档案,以及已故的区级知名人士和受上级党委、政府表彰的英雄、模范人物的人事档案,由区档案馆负责接收。
第六条 区有关单位在主要业务活动中形成的涉及人民群众物质生活和精神文化生活的、能反映本部门、本领域发展状况的专业档案,由区档案馆负责接收,具体范围由区档案局制定。上级档案主管部门和专业主管部门联合作出规定的,依照其规定执行。
第七条 市级以上党委和政府各部门、市级以上管理企业驻濠江单位所形成的档案,凡市级以上党委和政府各部门、市级以上管理企业与同级档案主管部门共同确定向区级国家综合档案馆移交的,由区档案馆负责接收。
第八条 经协商同意,区档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案,也可以通过接受捐献、购买等形式获取。
第九条 区档案馆应通过接受捐献、购买、交换和复制等方式,将对国家和社会有利用价值且反映我区历史文化记忆的档案资料征集进馆,其范围包括:
(一)我区各历史时期著名人物各种载体的档案;
(二)反映我区各历史时期重大活动、重要事件的口述历史档案;
(三)区内外、国内外有关机构保存的反映我区历史的各种语言文字和不同载体的档案;
(四)我区各历史时期编修的族谱、家谱;
(五)其他反映我区经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境有关的历代文献资料。
第十条 凡列入区档案馆接收范围的单位(以下称“进馆单位”),应当加强档案管理,按规定时限和要求向区档案馆移交档案,任何单位和个人不得将属于国家所有的档案据为己有。
第十一条 区档案馆收集档案的载体和门类:
(一)文书、科技(科研、基建、设备)、人事、会计档案;
(二)履行行业特有职责形成的专业档案;
(三)照片、录音、录像等音像档案;
(四)业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案;
(五)印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;
(六)其他档案。
前款(一)(二)(三)项包含传统载体档案和电子档案两种形式。
第十二条 区档案馆在收集档案时,应当同时收集大事记、全宗介绍、组织机构沿革等有助于了解档案内容及立档单位历史的资料,收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。
第十三条 进馆单位应制订本单位档案整理分类方案、确定文件材料归档范围、制作档案保管期限表,经区档案局审查同意后执行。
第十四条 列入区档案馆接收范围的档案,应按规定时间向区档案馆移交:
(一)立档单位一般自档案形成之日起满10年即向区档案馆移交。
(二)重大活动、重要事件形成的重要新闻视频等声像档案、公务礼品等实物档案与其他相关门类、载体档案,主办单位或承办单位应在活动、事件结束后3个月内向区档案馆移交。
(三)撤并机关、团体和事业单位的档案,原则上由原单位负责整理,于撤并工作结束后2年内向区档案馆移交;机构合并的,其档案由新组建的单位承接,并按相关规定向区档案馆移交;破产转制的区属国有企业的档案,由原单位负责整理,待清算结束后2年内向区档案馆移交。
(四)对单位保管条件不善的档案,经区档案局审批同意,区档案馆根据实际情况,可以提前接收进馆。
(五)对专业性较强或者需要保密的档案,经区档案局审批同意,可以延长有关档案的移交时间。
(六)对涉及民生及社会各界利用需求迫切的档案,为提高档案资源的时效性,经区档案局认定,可以提前接收进馆。
(七)法律法规对接收时间另有规定的从其规定执行。
第十五条 区档案馆按照有关法律、法规、规章的规定,建立科学的进馆序列,并结合形势变化及时进行调整。经区档案馆同意,提前将档案交档案馆保管的,在国家规定的移交期限届满前,该档案所涉及政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。移交期限届满的,涉及政府信息公开事项的档案按照档案利用规定办理。
第十六条 区档案馆档案接收要求:
(一)进馆单位要严格按照国家有关标准整理档案,做到应归档文件材料收集齐全、档案分类科学、档号编制规范、实体排列有序、检索体系完备。
(二)进馆单位向区档案馆移交档案前,应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作,并提出划控与开放意见。
(三)进馆单位应严格按照《全宗指南编制规范》的要求编写全宗指南,并编制符合要求的组织沿革、大事记等,与有助于了解或补充档案内容的其他重要编研材料、书刊、资料等随同进馆档案一起向区档案馆移交。
(四)进馆单位应按照国家有关要求编制进馆档案的档案目录(包括立卷说明、案卷目录、卷内目录,或者归档说明、归档文件目录),移交手工检索目录以及相应的机读电子目录。
(五)进馆单位应按相关标准要求移交电子档案或纸质档案的数字化副本。
涉密电子档案和纸质档案的数字化副本,应当严格按照保密规定进行保管、存储和使用。
(六)经区档案馆验收合格后,档案方可向区档案馆移交。对不符合要求的,进馆单位必须及时进行补充、完善和整改。
第十七条 区档案馆应加快档案信息化建设,收集电子档案和纸质档案的数字化副本,建立电子文件(档案)备份中心,开展电子文件(档案)备份工作。
第十八条 本细则由濠江区档案局负责解释。
第十九条 本细则自2021年5月1日起施行,有效期至2026年4月30日止,2014年制定的《汕头市濠江区档案馆收集范围实施细则》(汕濠府〔2014〕25号)同时废止。